Maximiza el tiempo de tus reuniones con estos tips

¿Sabías que? Según un estudio hecho por Atlassian sobre las reuniones laborales, 91% de los asistentes se distrae durante una junta, 73% hace otras cosas y 47% se queja de que son una pérdida de tiempo. Pero es que, aunque muchos no las disfrutan, no se puede dudar de su necesidad para beneficio de la empresa.

Sin embargo, la clave es saber aprovechar al máximo cada minuto de las reuniones laborales que se lleven a cabo cada día o semana. No sólo para evitar pasar más tiempo del necesario en juntas, sino para lograr los objetivos propuestos con la satisfacción de todos los participantes.

A continuación, te presentamos los pasos más importantes para lograrlo.

• Planificación 

La primera fase es establecer objetivos de la reunión, hacer una agenda y apegarte a ella para evitar distracciones. También elige bien a los asistentes, pues pierdes la productividad cuando incluyes a quienes no tendrán una participación relevante.

Después establece fecha, hora y lugar. Sé puntual y respeta los tiempos. Jamás permitas que supere las 2 horas.

Y, por último, antes de la reunión envía información para que todos vayan preparados sobre el tema a tratar.

• Ejecución

A la hora de la reunión, presenta las propuestas de manera muy clara y concisa. Otorga responsabilidades de cada miembro y genera compromisos que deben cumplir. Luego crea un espacio para la retroalimentación, para saber si todos captaron la información, si se necesita una explicación adicional o si existe una sugerencia para mejorar algo.

Y finalmente, no olvides la minuta con los puntos más importantes. De esta manera todos estarán enterados de lo que se vio (incluso los que no fueron, si deseas) y todo queda escrito en papel.

• Seguimiento

Finalmente, la verdadera productividad sucede cuando se evalúa posterior a la reunión. Debes verificar que lo acordado en la reunión se lleve a cabo y que de resultados. Si no es así, identifica qué es lo que debes modificar.

Estos tres sencillos pasos (sí, solo tres) son los únicos necesarios para convertir una reunión en sumamente productiva. La clave está en saber qué vas a ver y con quién lo vas a ver.

Y claro, también te recomendamos antes de cualquier reunión preguntarte “¿Se puede por correo o por teléfono?”, “¿es hora de proponer cosas nuevas o apenas estamos terminando de hacer lo que se acordó en la junta pasada?” Pues de esta manera sólo realizas las que sí son necesarias y dejas que los demás valoren la importancia que tiene el juntarse para tocar temas.

Y tú, ¿tienes algún otro consejo para aprovechar las reuniones?

Fuente:
Entrepreneur