¿Cómo llevar a cabo una videoconferencia exitosa?

Desde que el COVID-19 se expandió por todo el mundo, muchas empresas adoptaron la política del home office para sus empleados y colaboradores. Un aspecto positivo de ello es que la tecnología nos permite tener reuniones cara a cara sin tener que compartir el mismo espacio, esto en forma de videoconferencias.

Sin duda, sabemos que hay una gran diferencia entre las reuniones cara a cara en la oficina y su contraparte por videoconferencia. En caso de que no tengas una gran experiencia en este modo de trabajo, aquí te presentamos algunas recomendaciones para que te asegures de que tus videoconferencias están siendo productivas y efectivas.

 
Enciende tu cámara

Ya que todos los miembros de la videoconferencia están en lugares diferentes, la mejor forma de llevar a cabo estas reuniones es con la cámara encendida. Hay algunas opciones para elegir la plataforma por la cual se llevará a cabo tu junta. Pero siempre procura que las personas involucradas en dicha reunión puedan ver tu cara, tus expresiones y tu lenguaje corporal, esto dará un toque más humano a la sala. 

 
Sigue la agenda

Asegúrate de otorgar a cada uno su respectivo tiempo para hablar y expresar sus puntos de vista. Es de suma importancia apegarse a una agenda y cubrir cada tema que necesite resolverse. Puedes dar a cada miembro 5 minutos para exponer su opinión y dar a conocer su sentir sobre los temas que se aborden, esto permitirá llegar a una conclusión más rápida. 

 
Enfócate solo en la videoconferencia

Es importante que todos estén concentrados en la reunión y no se encuentren realizando dos o hasta más tareas al mismo tiempo. Esto es malo para todo el equipo. Los gerentes deben establecer una firme política que prohíba el multitasking durante las videoconferencias, haciendo énfasis en la importancia de que todos estén al 100% presentes en dicha junta. Por ello, es vital contar con horarios bien definidos, para que cada miembro del equipo tenga tiempo de preparar su trabajo antes de entrar en la reunión.

¿Cómo has lidiado con las videoconferencias durante este periodo de trabajo a distancia? Recuerda siempre que los famosos “ice breakers” y las introducciones son muy importantes para fomentar la inclusión de los miembros del equipo y la comunicación entre todos ellos. 

 
Source:
Harvard Business Review